REUNIONES DE COORDINACIÓN

Se trata de la congregación o unión de distintos agentes intervinientes en el proceso constructivo, con la única intención de favorecer la prevención de riesgos en una obra. Constituyen un instrumento básico para todos los agentes, y en él se pueden abordar los temas necesarios para resolver asuntos como:

- Información e instrucciones del empresario titular. - Coordinación de actividades empresariales. - Medidas a adoptar por los empresarios concurrentes. - Medios de coordinación. - Consulta y participación de los trabajadores. - Información a los trabajadores.

¿QUIÉN LAS CONVOCA?

Ha quedado claro que dos agentes del proceso, tienen obligaciones respecto de dar instrucciones de distinta índole, de cara tanto a informar a las empresas concurrentes, como a comprobar que éstas han establecido los medios de coordinación necesarios entre ellas.

En el primer caso nos referimos al coordinador de seguridad y salud, mientras que en el segundo a la empresa contratista, el empresario principal. Resulta evidente pues, que sea el tipo de reunión que sea, han de convocarlas o el contratista o el coordinador de seguridad y salud.

¿QUIÉN ASISTE?

La situación ideal se produciría si a ellas asistiesen todos los agentes: promotor, contratista, subcontratistas y trabajadores autónomos, recursos preventivos, responsables de seguridad y salud, etc.

La realidad es que apenas asisten agentes, que además lo hacen porque parecen obligados a ello, cuando lo que se pretende es su colaboración e implicación en obra. Según el tipo de reunión que se vaya a celebrar, deberán asistir unos agentes u otros, aunque se indica aquí una relación no exhaustiva:

- Contratista: jefe de obra o gerente y recurso preventivo. - Subcontratistas o T.A. que concurran en obra. - Subcontratistas o T.A. que se vayan a incorporar a obra. - Coordinador de seguridad y salud en fase de ejecución.

¿CÓMO SE CONVOCAN?

Preferiblemente por escrito, bien por fax o por correo electrónico. Aunque se tenga confirmación de recepción del fax o de lectura del correo electrónico, puede evitar sorpresas que se confirme la convocatoria con la persona adecuada y por teléfono.

Conviene incluir en la convocatoria un listado de empresas o personas que han de asistir, así como el orden del día o un breve comentario de los asuntos más relevantes que se van a tratar. Aunque la situación actual, permite a todos, mayor flexibilidad en los horarios y la agenda, parece prudente convocar las reuniones con al menos dos o tres días de antelación.

¿CUÁL HA DE SER EL OBJETIVO?

Principalmente poner en marcha los mecanismos necesarios para:

- Informar e impartir instrucciones a las empresas. - Autorizar el comienzo de las partidas de obra. - Coordinar las actividades de las distintas empresas de forma que no se produzcan interferencias entre ellas, por su presencia simultánea en obra.

- Comprometer a las empresas en la prevención. - Concienciar a los trabajadores. - Que sirva de escaparate a las labores llevadas a cabo en obra por el CSS. - Perpetuar la cultura de la organización. - Cumplir con las exigencias normativas.

TIPO DE REUNIONES

Establezcamos las posibles reuniones que un CSS podría mantener durante la totalidad de una obra, tanto previas al inicio de ésta como durante su ejecución. El listado que se adjunta se considera no exhaustivo:

- Previa al comienzo de obra, entre promotor, dirección facultativa y CSS. - Al inicio, para dar instrucciones iniciales al contratista. - Previa a la incorporación de cada subcontratista o trabajador autónomo. - Periódica de coordinación entre empresas concurrentes. - De coordinación con obras colindantes o cercanas. - Extraordinaria: accidentes, 4º nivel de subcontratación, etc.

1. Reunión previa con el promotor

- Conocer el número previsto de empresas contratistas. - Informarle de en qué condiciones podría convertirse en contratista. - Disposición de instalaciones provisionales o maquinaria. - Información sobre sus propias obligaciones y las del técnico que ejerce la coordinación. - Explicar cómo se desarrollará la función de coordinación y la necesidad de que el contratista colabore para ello. - Informar de la conveniencia del intercambio mutuo de información: incidencias preventivas, cambios de proyecto, etc. - Informarle de que debe velar porque se tramite la comunicación de apertura del centro de trabajo.

2. Reunión al inicio, para dar instrucciones al contratista

- Procedimiento de coordinación a llevar a cabo. - Requisitos de empresas y maquinaria a emplear. - Todas las unidades de obra y equipos de trabajo a poner en obra, estarán incluidos en el PSS (anexos o modificaciones). - Dinámica de la celebración de reuniones. - Documentación que debe haber en obra. - Necesidad de cumplir con los métodos de trabajo del PSS o de los manuales de instrucciones de los fabricantes. - Conveniencia del cumplimiento de las instrucciones impartidas por el coordinador. - Control de accesos: visitas, suministradores, empresas intervinientes, etc.

3. Reunión previa al inicio de cada empresa subcontratista o trabajador autónomo

- Se informa de sus riesgos específicos en la obra, medidas preventivas y de protección a poner en marcha, equipos de protección individual a utilizar.

- Se completa la información con las actuaciones a llevar a cabo en caso de emergencia, personas a las que dar aviso, teléfonos de contacto, punto de encuentro en caso de evacuación, etc.

- Indicaciones sobre autorizaciones de uso de maquinaria, manejo de ésta según manuales de instrucciones, por personal con formación específica en su caso o experiencia contrastada, según el caso.

- Posibles zonas de uso restringido, maquinaria que no deben manipular.

- Recordar los principios de la acción preventiva y las tareas a las que se refiere el artículo 10 del R.D. 1627/1997.

- Trabajadores autorizados al acceso a la obra.

- Recomendar el cumplimiento de las instrucciones a la primera.

- Si hace poco se ha celebrado una reunión de coordinación, aportarle información de los asuntos tratados, que puedan resultar de su interés.

4. Periódica de coordinación, entre empresas concurrentes

- Actualización de la relación de interlocutores. - Control y seguimiento de los acuerdos adoptados en la reunión anterior. - Situación de la obra en el momento de mantener la reunión, planificación de la prevención e implantación del PSS. - Seguimiento de la implantación de medidas adoptadas en la reunión anterior. - Previsión de inicio de nuevas empresas subcontratistas. - Acuerdos para poner en marcha las medidas preventivas a adoptar para las fases de obra a ejecutar hasta la siguiente reunión y responsables de su cumplimiento. - Instrucciones e indicaciones del coordinador. - Incidentes o accidentes ocurridos desde la anterior reunión. - Fecha prevista para la próxima reunión de coordinación. - Ruegos, preguntas, aclaraciones o puntualizaciones.

5. De coordinación con obras colindantes o cercanas

A) Proceden cuando:

- Se produzcan interferencias con obras colindantes (cruce de grúas torre). - Cuando la obra se ejecute dentro de un edificio en marcha: centros de salud, hospitales, edificios de la administración, colegios, etc. - Necesidad de paso por una obra para acceder a la otra. Por ejemplo: el acceso a una obra que ha de hacerse necesariamente a través de una urbanización en ejecución.

B) ¿Quién asiste?:

- En las obras: ambos jefes de obra, recursos preventivos y coordinadores de seguridad y salud.

En las obras de un edificio en marcha: jefe de obra, recurso preventivo y CSS de la obra y presidente, director o coordinador de actividades empresariales.

DIFICULTADES CONOCIDAS

A pesar de que cada vez son más frecuentes y es mayor el número de técnicos que las ponen en marcha en sus obras, nos seguimos encontrando muchas dificultades, entre las que podemos destacar:

- Casi ningún asistente las toma en serio.

- Se llega tarde, sin respetar la puntualidad.

- Creencia equivocada de que no tiene utilidad posterior.

- Se mantiene una actitud poco participativa.

- Siempre se tiene prisa por acabar.

- Los asistentes no se sinceran, por falta de estimulación a la participación o falta de confianza.

- Los asuntos tratados suelen desviarse hacia otros temas, lo que no hace sino alargar la duración de la reunión.

- Casi siempre falta alguna información importante que obliga a dejar para más tarde decisiones quizá importantes.

- Muchas empresas subcontratistas, trabajadores autónomos y trabajadores por cuenta ajena, no saben que es una reunión de seguridad ni para qué sirve.

- A pesar de haber sido convocadas, hay personas que no asisten, sin dar mayor explicación de sus motivos, ni preocupándose posteriormente de los asuntos tratados y si las decisiones tomadas les repercuten en sus trabajos en la obra.

- La nula integración de la prevención en las empresas, hace que en el seno de éstas no se alcance nunca a comprender que el intercambio de información entre ellas es fundamental para minimizar o incluso eliminar riesgos.

¿POR QUÉ DEBEN CELEBRARSE?

Ya no cabe duda de las bondades que supone mantener reuniones de seguridad y salud en nuestras obras, y por supuesto también existen diversas razones para justificarlo:

- Fomentan la implantación de la cultura y el compromiso de las empresas en la prevención.

- Hacen partícipes a trabajadores de la obra de que la seguridad en la misma debe formar parte de su día a día. Coordinan las actividades de las distintas empresas, de forma que no se produzcan interferencias entre ellas, por su presencia simultánea en obra.

- Sirven al CSS para desempeñar las labores que le son de aplicación según el Art. 9 del R.D. 1627/1997, y también como escaparate al resto de agentes, es decir, que sea visible a todos, el buen hacer del CSS.

- Perpetuar la cultura de la organización.

- Cumplir con las exigencias normativas.

RECOMENDACIONES PARA REUNIONES EFICACES.

Conviene en este punto, establecer algunas recomendaciones para poner en práctica por el CSS, tanto en la fase previa de elaboración de la documentación de las reuniones, como durante la celebración de las mismas:

- Conocer el estado real de la obra, las empresas que están interviniendo, qué está haciendo cada una de ellas y cuál es la organización que el contratista tiene implantada en los distintos tajos.

- Estar seguro de que la reunión es necesaria, y de que verdaderamente hay asuntos nuevos que tratar en relación a reuniones anteriores.

- De manera individualizada, o consensuada con el contratista, disponer de un guion previo de la reunión, con detalle de los asuntos a abordar, medidas a adoptar, responsables de la puesta en marcha de esas medidas, instrucciones a impartir y acuerdos a llevar a cabo.

- Cuando la totalidad del guion se haya desarrollado, comentarlo y consensuarlo con el contratista.

- En este momento, procede convocar la reunión, preferiblemente por escrito, y con una antelación recomendada de entre 2 y 3 días.

- En la convocatoria conviene adelantar tanto el orden del día, como los asuntos más relevantes a tratar, siempre de manera escueta; con la única intención de que los asistentes ya sepan de antemano cuáles serán los asuntos a discutir.

- Ser puntual al inicio de la misma, incluso con unos minutos de antelación; de forma que los asistentes que se vayan incorporando sean conscientes de que cuando ellos llegan, el CSS ya está presente. En algunas ocasiones, esto redunda en mayor puntualidad en reuniones sucesivas.

- Tras las oportunas presentaciones, invitar a los asistentes a la participación activa de los asuntos objeto de la reunión.

- Iniciada la reunión, procurar respetar escrupulosamente el orden del día, cuidando de no desviar la conversación de los temas tratados, de que no se produzcan conversaciones cruzadas y de respetar los turnos de intervención y opinión.

- La toma de decisiones no ha de ser autoritaria, sino participativa, contando con las opiniones y visto bueno de los asistentes.

- En función de la iniciativa que tome el contratista, en cuanto a llevar el peso de la reunión, el CSS deberá adoptar una postura u otra. Es decir, en caso de que el contratista tome la iniciativa, el CSS sólo intervendrá para corregir, dar instrucciones y expresar su opinión. Por el contrario, si el contratista tiene una actitud pasiva, conviene que el CSS tome las riendas de la misma.

- Durante el desarrollo de la reunión, se procurará no eternizar la exposición y toma de decisiones respecto de los distintos puntos, de forma que ésta no se alargue más allá de los 15-30 minutos de duración, según el caso.

- Resulta fundamental la toma de acuerdos y la designación de las personas responsables de llevar éstos a la práctica, con el seguimiento de su consecución en las siguientes reuniones. De otra manera, las reuniones sucesivas perderán interés y efectividad.

- Ni que decir tiene que la reunión debe estar documentada, en papel, ser firmada por los asistentes, y ser reflejada como anotación en el libro de incidencias. En este sentido, conviene que cada asistente se lleve una copia en papel, por lo que si en obra no hay fotocopiadora, habrá que llevar el número de copias conforme al número de asistentes.